管理費等の入金状況は、管理組合が毎月チェックしなければなりません。 管理会社に管理委託している場合、会計報告書が毎月提出されることが一般的です。 貸借対照表の「未収金」に注意し、その内訳（滞納者）を確認します。
管理費等の滞納が確認された場合は、督促などの措置を遅滞なく行います。 滞納が1ヶ月分や初めてであっても例外なく督促することが肝要です （管理委託契約には督促が含まれることが一般的です）。
不払い理由（原因）の確認 ⇒ 残高不足（うっかりミス）、意図的な不払い、支払意思はあるが支払能力がない 不払い理由の重要度により、本人との連絡可否、勤務先、債務、抵当権などをチェック
滞納期間が長くなるほど回収は困難になります。 問題を先送りすることなく、法的措置などの具体的な対応を遅滞なく行う必要があります。 滞納は許さないという管理組合の強い姿勢を示すこと、また 真面目に収めている他の組合員に対して公平感を与えることが大切です。
内容証明郵便（督促と共に、法的措置の準備がある旨を通知） 小額訴訟、支払督促などの法的措置
5年という期間は長いようにも感じられますが、 そもそも管理組合は意思決定に非常に時間のかかる組織であるため、 5年は決して長くないと考えてください。 また、滞納発覚の遅れ、滞納者が所在不明になる、 理事の任期が1年で問題が先送りされる、 などが重なると更に余裕はなくなります。
時効を中断するには
滞納者に対する支払請求の訴えを提起（裁判上の請求、または支払督促の申立て）
滞納者に対する差押、仮差押、仮処分
滞納者が債務の存在を認める（一部返済や返済の約束をした場合）
内容証明郵便による請求（督促）では6ヶ月間に限り時効が一時停止しますが、 この間に裁判上の請求などを行わないと確定的な時効中断の効力は生じません。 また、5年が経過し消滅時効が完成した場合でも、 時効の完成を滞納者が主張（時効の援用）しない限り、 債権・債務は当然には消滅しません。
専有部分が売却（譲渡）された場合でも、元の所有者の債務は消滅しません。 この場合は、新旧の所有者どちらにも請求可能です。 相続された場合は相続人に、競売にかけられた場合は競落人に対して請求が可能です。
繰り返しになりますが、 滞納者には法的措置などの然るべき措置を講じて 「滞納は許さない」 という管理組合の姿勢を強く示すと共に、 真面目に納めている人に対して公平感を与えることが大切です。 同時に管理費等の使途を明朗にする、 管理組合の活動に広く深い理解を得るなどの広報活動の充実も必要です。
管理費等を滞納した場合、駐車場の使用契約を解除するなど、 付属施設の使用細則や使用契約に具体的なペナルティーを科す旨を追加することも有効です。 管理費等の滞納には早め早めの対応と、滞納させないための仕組み作りが肝要です。
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